Inventory management based on treatments, not instinct

Studiu de caz: The Spa at Carden Park – Marea Britanie, Cheshire

Rafturi pline, cash blocat, produse care se apropie de termenul de expirare. Așa arată, de multe ori, spatele scenei într-un spa altfel impecabil în fața oaspeților. Problema nu e lipsa de voință sau de bun-simț operațional, ci deciziile luate „după instinct”.
Când comanzi fără să legi fiecare produs de protocoalele reale din meniu și de volumul de tratamente din calendar, stocul devine loterie — iar loteria nu ține loc de strategie.
Un management de inventar sănătos pornește de la tratament, nu de la „ce credem că vom vinde”. În practică, asta înseamnă să traduci meniul în rețete de tratament (cât produs intră în fiecare procedură), să legi rețetele de forecast-ul de booking și să setezi reaprovizionarea la puncte de comandă clare, cu FIFO și control pe camerele de tratament (nu doar în depozit).
Când faci trecerea la un sistem în care produsul „scade” automat din stoc odată cu programarea și se reface pe bază de consum calculat, dispare dublul stres: „să nu rămânem fără” și „să nu expirăm marfa”.
Un exemplu util vine din Marea Britanie: The Spa at Carden Park – Cheshire (lângă Chester), un spa multipremiat, a trecut la o platformă modernă (Trybe) integrată cu PMS Opera.
Efectul combinat al rezervărilor online, pachetelor dinamice și al controlului de inventar a dus la creșterea veniturilor pe site, reducerea apelurilor către echipa de rezervări și — poate cel mai important pentru back-office — „a revoluționat modul în care gestionăm controlul de inventar”, după cum spune directorul de spa. Pentru o echipă, asta înseamnă mai puțin timp pierdut între foi și mai mult timp pentru oaspeți.

Faptul că Carden Park este un reper nu ține doar de tehnologie, ci și de standarde.

Deschis în 2020, a câștigat „Best New Spa” la Good Spa Guide Awards, iar în 2022 a fost desemnat „England’s Best Country House Hotel Spa” la World Spa Awards — distincții care confirmă că operaționalul bine așezat (dincolo de arhitectură și atmosferă) se vede în experiență și în rezultate.
Inventarul nu este un tabel, e un proces. Atunci când comanda este aliniată la tratamentele programate și la rețetele lor, când camerele au standarde de consum și retur, iar recepția vede în timp real ce e disponibil, stocul încetează să fie o „gaură neagră” și devine un motor de marjă. Iar marja, în spa, se construiește din multe alegeri mici făcute corect — în fiecare zi.

Concret, ce ai de făcut în Spa?

Tradu meniul în rețete de tratament (cantități per procedură) și verifică-le trimestrial. Leagă rețetele de calendarul de rezervări (forecast pe 4–6 săptămâni) și setează puncte de comandă pe fiecare categorie (profesional/retail).
Fă lunar un stock take pe camere, nu doar în depozit, și instituie FIFO în toate spațiile. Cere un raport săptămânal cu „consum planificat vs consum real” la top 10 proceduri; discută diferențele în ședința de 20 de minute cu terapeuții. Indicatorii simpli (rotația stocului, % pierderi, zile de stoc) devin busola ta pentru cash flow.

În SpaEdu, la cursul de Spa management (Level 4) – acreditat CIDESCO International, aceste practici sunt predate direct. Vei descoperi măsuri stricte de control, organizarea depozitului, inventariere, timing-ul numărătorilor, controlul stocului în camera de tratament, diferențiere retail vs profesional, prevenirea pierderilor și cross-check.

Surse

* https://www.spabusiness.com/company-profiles/TRYBE/1632

* https://www.cardenpark.co.uk/blog/best-new-spa-2020-award-win/

* https://worldspaawards.com/winners/2022